كيفية إستخدام بطاقة الأداء المتوازن

Sherif El Saadany
Strategy Consultant و Egypt

كيفية إستخدام بطاقة الأداء المتوازن

تاريخ بطاقة قياس الاداء المتوازن
فى 1992 ، نشرت مقالة بواسطة روبرت كابلن و ديفيد نورتون بعنوان "بطاقة قياس الاداء المتوازنة لقياس دوافع الاداء" فى دورية هارفارد للاعمال مما تسبب لكثير من الانتباه لهذه الطريقة ، الامر الذى زاد من مبيعات الدورية ، بسبب بطاقة قياس الاداء المتوازنة: ترجمة الاستراتيجية لفعل ثم نشرت في 1996.

ان الاداء المالي ضرورى لنجاح المنظمات حتّى المؤسسات الغير ربحية ينبغي ان تتعامل باسلوب حسى مع الأموال التى تتلاقاها. وعامة ، يعاني المنهج المالي النقى لادارة المنظمات من عيبين للتراجع:
• وهو التاريخي. لكنه يخبرنا بما حدث إلى التنظيم ، ولكن لا يخبرنا بالذى يحدث حاليا . كما انه ليس مؤشر جيّد للاداء المقبل.
• انه منخفض جدا. فهو معتاد للقيمة الحالية للسوق بالمنظمة أن تجاوز القيمة السوقية من أصولها. طبقا لتوبين فمقياس نسبة قيمة الشركة هو اصولها الى قيمة الاصول السوقية والفائض ينتج عن الاصول الغير ملموسة . ولا تقاس هذه القيمة بالتقارير الماليّة بالمعتاد.
المظاهر الاربعة لبطاقة قياس الاداء المتوازن
ان طريقة بطاقة قياس الاداء المتوازنةلروبرت كابلن و ديفيد نورتون منهج استراتيجي ، ومعيار اداء نظام الادارة ، و يمكّن التنظيمات ليترجم رؤية الشركة وإستراتيجيتها الى التنفيذ ، وتعمل من اربعة مناظير :
1. المنظور المالي.
2. منظور العميل
3. منظور عملية الاعمال
4. منظور التعلم و النموّ .
هذا يسمح لنا مراقبة الاداء الحاضر ، غير أنّ الطريقة تحاول القبض على معلومات لوضع انجاز المنظمة بالمستقبل

فوائد بطاقة قياس الاداء المتوازن
ذكر نورتن و كابلن الفوائد التالية لإستعمالبطاقة قياس الاداء المتوازن:
• التركيز على التنظيم ككل من حيث البنود الاساسية القليلة التى تحتاجها كى تبدع إختراق الاداء.
• كما يساعد تكامل البرامج المختلفة للمؤسسة. مثل: الجودة ، اعادة الهندسة ، و مبادرات خدمة العملاء .
• تحديد المقاييس الاستراتيجيّة نحو المستويات الاقل ، مثل وحدة المديرين ، العاملين ، و كما يمكن للموظفين تحديد المطالب الخاصة لتحقيق اداء إجمالي ممتاز .
1. المنظور المالي.
لم يتغاضى كابلن و نورتون الحاجة التقليديّة المعطيات للماليّة فالبيانات الزمنية و التمولية الدقيقة لها الاولوية دائما ، وعلى المدراء تاكيد توفرها. فى الحقيقة، هناك غالبا الكثير من المعالجة الكافية وتوظيف المعطيات الماليّة. مع تنفيذ من قواعد بيانات المشاة ، فالامل من العمليات ان تكون مركّزية و الية. والمهم ان التاكيد الحالى للإصدارات الماليّة تقود إلى وضع غير متوازن نسبة الى المظاهر الثلاثة الاخرى . قد تكون هناك حاجة لتضمّن معطيات إضافيّة ماليّة ذات ّصلة ، مثل تقييم المخاطر وفوائد القيمة ، في هذا التصنيف.

2. منظور العميل
فلسفة الادارة الحديثة تبدى المزيد من الأهمية لتحقيق عناية وارضاء العميل لاى شركة. وتدعى المؤشرات الرئيسيّة: إن لم يتم ارضاء العملاء ، فسيتجهون لموردين اخرين لتقي حاجاتهم. والاداء المنخفض من هذا المنظور مؤشر رئيسي للانحدار المقبل حتى عندما تبدو الصورة المالية الحاليّة جيّدة. وعند استعراض الارضاء ، يجب تحليل تقارير العملاء. فيما يخص أنواع العملاء، وأنواع العمليات التى نؤديها كمنتج أو خدمة للعميل او مجمومة من العملاء.

3. منظور عملية الاعمال
يؤول هذا المنظور الى عمليات العمل الداخليّة . ان القياسات المؤسّسة على هذا المنظورة ستبدي للمدراء كيفية اتمام اعمالهم ، وما إذا كان المنتج والخدمة تتواءم مع متطلبات العملاء. وهذا العرض يجب تصمّيمه بعناية من هؤلاء الذين على دراية بالعمليات بشكل حميم. اضافة الى عمليات ادارة الاستراتيجيّة ، يوجد نوعان من عمليات الاعمال وهما:
• عمليات التوجه نحو المهمة واجهت هذه العمليات الكثير من المشاكل الفريدة.
• عمليات الدعم . الدعم عمليات أكثر تكراريّة في طبيعة ، وبالتّالي يتيح أن يقيس وإلى صوة. فطرق القياس العامة يمكن تطبيقها.
4. منظور التعلم و النموّ .
يتضمّن هذا المنظور تدريب الموظفين وسلوك المؤسسة الثقافيّة المرتبطة بالتنمية الذاتية لكل من الفرد و المؤسسة. ففي منظمة موظف المعرفة ، الناس هم المورد الرئيسي. في المناخ الحالي من التغير السريعى التكنولوجي ، اصبح ضروريا لموظف المعرفة من التعلم باستمرار. تجد الهيئات الحكومية نفسها غالبا عاجزة بأن توظّف عمال مهرة جديدة و بنفس الوقت تبدي اهمال في تدريب الموظفين الموجودين "اكد كابلن و نورتن ان "التدريب" شىء اسمى من "التدريب أيضا يتضمّن أشياء مثل المدربين والمرشدين ضمن المنظمة ، ومثل سهولة الاتصال بين العمال التى تمكنهم من الحصول على المساعدة عند حدوث مشكلة . كما يتضمّن أدوات تكنولوجيّة مثل شبكة المعلومات الداخلية .

لقد جعل دمج هذه الأربعة مظاهر داخل صورة جذابة ، من طريقة شرائح درجات التوازن النجاح الباهر كمنهجيّة للادارة .

الاغراض ، المقاييس ، الأهداف ، والمبادرات
ان كلّ منظور ضمن شرائح درجات التوازن الأربعة يسجل.:
• الاغراض : الاغراض الرئيسية يجب ان تتحقّق ، مثلا ، النموّ الرابح.
• المقاييس : مقاييس الملاحظة التى ستستعمل لقياس التقدم نحو بلوغ الهدف. مثلا ، فهدف النموّ الرابح يمكن قياسه من نموّ صافي الربح .
• الأهداف: ان كانت القيم المستهتدفة للقياس ، مثلا ، 7% فهذا معناه انحدار سنويّ في انهيار الصناعة .
• المبادرات: مشاريع أو برامج تبدأ لكى تلتقي بالهدف.
الحلقات المضاعفة الانعكاسية
في انشطة الصناعّة التقليديّة ، "مراقبة الجودة" و "انعدام العيوب" ، كانت كلمات هامّة. وذلك لحماية العميل من تسلم منتجات بجودة ضعيفة ، فالجهود الشديدة تركزت على التفتيش والاختبار النهائى لخط الانتاج. والمشكلة مع هذه المناهج - كما اشار ديمنج - أنّ السبب الحقيقى للخلل لا يمكن معرفته ، ولكن ستظل هناك دائما اسباب لعدم الكفاءة لان المنتجات السيئة سيتم رفضها. فهم أديمنج انّ الحيود يولد عند كل من خطوات الانتاج ، واسباب االحيود يجب معرفته ومن ثم اصلاحه. إن استطعنا أتمام ذلك ، ستكون هناك طريقة لتقليّل الخلل وتحسين جودة المنتج مطلقا. لكى نؤسّس هذه العملية ، أكّد ديمنج أنّ كلّ عمليات الاعمال ستكون جزء من النظام ، مع حلقات الارتداد العكسية . يجب فحص معطيات التغذية المرتدّة من المديرين لايجاد أسباب الحيود ، وما هى العمليات المسببة للمشاكل الهامّة. بعد ذلك يستطيعون تركيّز إنتباههم على اصلاح احدىّ الفئات الفرعيّة بالعمليات.
طريقة بطاقة قياس الاداء المتوازن تضمّن التغذية المرتدّة حول مخرجات عملية الاعمال الداخليةّ. كما فى ادارة اجمالى الجودة. إضافة إلى ذلك ، توفر شرائح درجات التوازن التغذية